אירוע מושלם מתחיל בתכנון מקצועי

הטעויות הכי נפוצות שאנשים עושים כשהם מפיקים אירוע לבד

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים בוחרים להפיק אירועים לבד  חתונות, שבתות חתן, בר ובת מצווה, אירועי חברה, ימי גיבוש ואפילו חופשות משפחתיות מורחבות. הרצון לחסוך בעלויות, לשלוט בפרטים ולהרגיש “אני עשיתי את זה” מובן לגמרי. אבל בפועל, הרבה פעמים הפקה עצמאית גורמת ללחץ, טעויות מיותרות ולעיתים גם להוצאות גבוהות יותר ממה שתוכנן מראש

אז מהן הטעויות הנפוצות ביותר שאנשים עושים כשהם מפיקים אירוע לבד?

מתחילים מאוחר מדי

אחת הטעויות הגדולות ביותר היא לחשוב ש “יש עוד מלא זמן”. בפועל, המקומות הטובים, הספקים המבוקשים והמחירים המשתלמים נסגרים חודשים מראש  במיוחד בעונות החמות, חגים וחופשות.
כשמתחילים מאוחר המבחר מצטמצם, המחירים עולים, מתפשרים על ספקים ועובדים בלחץ
אירוע טוב מתחיל מתכנון מוקדם

אין תקציב מסודר

הרבה אנשים מתחילים לסגור דברים בלי להבין באמת כמה האירוע יעלה בסוף. פתאום מגלים שיש תוספות שלא נלקחו בחשבון, עלויות נסתרות, ספקים שחורגים מהתקציב ורק עוד משהו קטן שהופך לאלפי שקלים

ניהול תקציב נכון הוא לא פחות חשוב מבחירת האולם או המלון

סוגרים ספקים בלי להבין את כל הפרטים

לפעמים הצעת מחיר נראית זולה ומפתה אבל לא כוללת הגברה, תאורה, שעות נוספות, הובלות, אנשי צוות, עיצוב או תנאי ביטול ושינויים.

הרבה אנשים מגלים את הדברים האלה רק סמוך לאירוע, כשהם כבר עמוק בתוך ההפקה.

מנסים לעשות הכל לבד

בהתחלה זה נשמע פשוט
אני אדבר עם המלון
אני אטפל באורחים
אני אבנה לו״ז

אבל ככל שמתקרבים לאירוע, מבינים שיש עשרות משימות קטנות שדורשות זמן, זמינות, מעקב וסבלנות

ברגע האמת  במקום ליהנות מהאירוע, מוצאים את עצמם עונים לטלפונים, מחפשים ספקים, פותרים בעיות ומתעסקים בלוגיסטיקה.

אין איש מקצוע שמנהל את יום האירוע

גם אם כל ההפקה הייתה מושלמת תמיד יש בלת"מים.
ספק שמאחר, חדר שלא מוכן, ציוד שחסר, שינוי בלו”ז או אורחים שלא יודעים לאן להגיע.

כשאין גורם מקצועי שמרכז את הכל, בעלי השמחה או בני המשפחה מוצאים את עצמם מנהלים את האירוע במקום לחוות אותו.

לא חושבים על חוויית האורח

הרבה אנשים מתמקדים רק במה שהם רוצים ושוכחים את חוויית האורחים.
 זמני המתנה ארוכים, חוסר סדר, אוכל שלא יוצא בזמן, חוסר הכוונה או עומס בתוכנית יכולים להשפיע משמעותית על התחושה הכללית

בסוף, מה שאנשים זוכרים מאירוע זו החוויה.

בוחרים לפי מחיר בלבד

זול לא תמיד יוצא זול. לפעמים ספק זול עולה ביוקר בגלל שירות לא מקצועי, חוסר ניסיון, חוסר זמינות, איכות נמוכה או הפתעות ברגע האחרון.

באירועים  ניסיון, שירות ושקט נפשי שווים הרבה.

לא משאירים מקום לבלת"מים

כל אירוע כולל הפתעות. תמיד. מי שלא משאיר זמן רזרבי, תקציב חירום וגמישות בתוכנית עלול למצוא את עצמו בלחץ מיותר בגלל כל שינוי קטן

אז האם חייבים מפיק אירועים?

לא תמיד. יש אנשים שמסוגלים לנהל אירוע לבד בצורה טובה, במיוחד אם מדובר באירוע קטן ופשוט.

אבל כשמדובר באירוע עם הרבה אורחים, ספקים, לוגיסטיקה ותיאומים ליווי מקצועי יכול לחסוך זמן, כסף, טעויות ובעיקר הרבה כאב ראש.

אירוע מוצלח לא נמדד רק באיך שהוא נראה אלא בכמה שקט, סדר וחוויה טובה היו בדרך אליו

..